Війна, криза, онлайн: як ефективно організувати роботу розподілених команд



Увесь світ живе і працює онлайн ще з початку пандемії. Вже з'явилося багато не просто теоретичних знань, а практичних навичок — як працювати в онлайні, як давати раду собі й робочим процесам у цей складний період. Консультант та co-head of Solution Design and Product Management Capabilities у DataArt Тетяна Голубєва працює з розподіленими командами останні вісім років. На закритій зустрічі з генезійцями вона розповіла про основні опорні точки, на які варто звернути увагу при вибудовуванні віддаленої роботи. Публікуємо конспект лекції для читачів блогу.


> Що змінилось

> Канали спілкування

> Командна динаміка

> Процеси та інструменти

> Емоції та стани: що допоможе



Що змінилось


Онлайн — зовсім інший канал комунікації, де ми по-іншому спілкуємось між собою. Він диктує дещо інші правила роботи й спілкування. І онлайн — це не просто до офлайну додали Zoom та Google Docs. Змінюються не лише інструменти, а й весь інформаційний простір, як довкола однієї людини, так і довкола команди.


Раніше команди, що працювали разом в офісі, були об’єднані в одному інформаційному полі, де постійно циркулювала інформація про конкретний продукт або сервіс, про те, що команда робить разом. А тепер кожен знаходиться у своєму окремому інформаційному просторі, а спільне поле треба будувати заново, при чому у віртуальному форматі. Побудова цього займає певний час, потребує ресурсів та нових підходів.


Що змінилося в комунікації? По-перше, варто пам’ятати, що комунікація — це не річ в собі, вона живе лише в структурі. Онлайн ускладнює цю структуру, породжуючи велику кількість горизонтальних зв'язків, які не так яскраво виражені в офлайні. Крім того, людина багато чого зчитує через візуальні образи у спілкуванні. Жести, міміка, вираз обличчя співрозмовника можуть нам підказати, в якому він настрої та ще багато чого. В онлайні цей канал частково або повністю відрізається, і треба шукати способи це компенсувати.


А от те, що має залишатися сталим в онлайні — це культура і цінності, навколо яких команда може об’єднатися. Це особливо важливо в часи, коли ми знаходимося навіть віддалено і не бачимо одне одного.



Канали спілкування


Основна риса комунікації в онлайні — додаткове поле для фантазії. Що мається на увазі? Коли ми не до кінця розуміємо, що співрозмовник хотів сказати, ми починаємо добудовувати це у своїй уяві. І часто це шкодить комунікації, бо фантазії не збігаються з реальністю.


Найкращий канал комунікації — той, де ми максимально одне одного чуємо, бачимо і можемо зрозуміти. Тому найефективніше спілкування — це поговорити особисто. Відеозв’язок вже гірше — не бачимо людину наживо, щось важливе втрачається. Ще складніше — комунікація винятково голосом, а от найбільше поле для додумувань створює письмове спілкування через листи або повідомлення. Тут найлегше почати додумувати, що співрозмовник мав на увазі.



Правило спілкування в онлайні №1: все, що може бути зрозуміло не так, буде зрозуміло не так.



Як із цим боротися: давайте додаткові пояснення, не бійтеся бути нудним, допитуючись, але і не варто писати надто багато тексту. Це пов'язане перш за все із нашою звичкою і так споживати багато інформації із соціальних мереж, а зараз у зв'язку зі стресом довгі повідомлення можуть дуже важко сприйматися. Тобто треба шукати «золоту середину».


Весь час, який ми витрачаємо на прояснення, на всю допоміжну комунікацію в роботі, — це так званий комунікаційний борг. В офлайні він складає 5-10% від загального часу на додаткову комунікацію, а в онлайні — від 25% до 50% робочого часу на те, щоб все обговорити й домовитись. Комунікаційний борг залежить від складності команди, від її розміру і розподіленості, від емоційного інтелекту співробітників — наскільки вони усвідомлені та здатні домовлятися.



Командна динаміка


Всі стадії, що проходять команди у своєму формуванні називають командною динамікою. Особливість онлайну в тому, що навіть вже складеним командам потрібно проходити всі їх заново. Потрібно запровадити нові правила, вирішити, як будуть розв'язуватися конфлікти, прийматися рішення тощо.


Що тут може бути корисно:

  • Озвучити правила спілкування. Наприклад, відповідати протягом певного часу, читати пошту або лише месенджери, або обидва канали комунікації, обов'язково вмикати камеру під час розмов та інше.

  • Пам'ятати, що робота в онлайні — це не воркейшн, ми не відпочиваємо вдома, а повноцінно працюємо, хоч і в нових умовах.

  • Добудувати канали неформальної комунікації (окремі чати або групи для соціального спілкування, обговорення позаробочих тем).

  • Запровадити культуру small-talks. Наживо ми не помічаємо, як спілкуємось, а в онлайні до неформальних балачок треба себе привчати. Насправді вони важливі, тому що додають контексту про людину і дозволяють колегам зрозуміти, в якому настрої хто знаходиться і хто чим хоче поділитися.

  • Не боятися тиші «в ефірі». В офлайні команда сиділа разом в офісі, і поле, яке утворилось навколо, природним чином сприяло взаємодії. Але коли спілкування перейшло в онлайн і з'явилися чати на всю команду, зазвичай там на сотню співробітників активно пишуть 10-15, а інші будуть лише мовчки читати. І це нормально.

  • Тримати свої кордони й поважати чужі. Те, що в людей зараз є в доступі смартфон і комп'ютер 24/7, не означає, що вони мають бути весь цей час на зв'язку. Робочі питання — лише в робочий час.

  • Поважати час колег. Важливо мати up-to-date календар, де можна побачити, чи доступна людина в певний час.

  • Відповідати собі й колегам на питання — навіщо ми тут зібрались? Щоб робити разом інноваційний продукт або сервіс, щоб допомагати людям тощо. Це допомагає зосередитись на робочому контексті та відмежуватись від домашнього.

  • Пам'ятати, що те, що написано — не вирубано на камені. Навіть якщо ви прописали якісь домовленості, завжди можна їх змінити. Написане в онлайні стає замінником усного мовлення. Проте це не значить, що домовленостей не варто дотримуватись. Це лише означає, що кожен має право підняти питання щодо того, щоб передомовитись.

  • Повторювати. Так влаштована психіка дорослих людей — запам'ятовується лише те, що повторили багато разів. На великій кількості повторювань однієї й тієї ж інформації будують свої лекції всі коучі. Тому якщо хочете, щоб домовленості були дотримані — беріть звичку все проговорювати декілька разів, а краще ще й прописувати.



Процеси та інструменти


З точки зору операційного менеджменту зростає значення процесів синхронізації роботи. Наприклад, щоденні зустрічі команди («сінки») стають важливішими — це саме той час, коли ми можемо зібратися і синхронізуватися як команда: що ми робимо, куди рухаємось. Щотижневі «сінки» теж не менш важливі — вони створюють ритм онлайн-спілкування. Наша психіка побудована таким чином, що нам комфортно, коли є постійні ритуали.


Не варто нехтувати ретроспективами. У процесі співпраці у людей може з'являтися незадоволення одне одним або процесами. Тому важливо мати простір, де ми можемо проаналізувати наші помилки й усе обговорити. Крім того, похвалити себе. Наприклад, ми випустили реліз або досягли певної кількості підписників на продукті. В нашій культурі не заведено одне одного хвалити, а святкувати маленькі перемоги — важливо для відчуття того, що ми прогресуємо. Наша ж культура зазвичай більш направлена на помилки, за якими часто ми перестаємо бачити наші маленькі перемоги.


В онлайні дуже часто з'являються додаткові метрики. Але тут є пастка: метрики не повинні ставати шкідливими. Як це працює? Якщо ми говоримо про те, що у нас нульова толерантність до багів на етапі продакшну, це нормально. Так ми контролюємо якість продукту. Але якщо ми будемо рахувати баги кожного програміста, це буде контрпродуктивно. Метрики — це не засіб для покарання, а додатковий інструмент для прийняття рішень.



Емоції та стани: що допоможе



Зараз люди можуть поводитися зовсім не так, як раніше — через стрес та всі кризи, що відбуваються. Це нормально. Наприклад, люди можуть:


  • Багато говорити або зовсім мовчати.

  • Бути дуже ефективними або дуже неефективними.

  • Проявляти елементи менш «дорослої» поведінки.

  • Нападати/завмирати/тікати там, де раніше вони б діяли у звичний спосіб.

  • Втрачати концентрацію.

  • Поводитись агресивніше, ніж зазвичай.


Всі ці стани провокує завелика невизначеність. Тут на допомогу можуть прийти ритуали — як особисті, так і командні. Регулярні ритуали створять своєрідний острівець спокою для психіки.


Що можна зробити


  • Ритуал «прийти на роботу» — «піти з роботи», навіть якщо для цього треба лише зайти та вийти з кімнати, закрити в кінці дня лептоп, переодягатися в робочий одяг і потім назад в домашній. Зробіть будь-яку просту дію, яка буде сигналізувати психіці, що робота почалась, а потім — що вона закінчилась. Це перемикає свідомість.

  • Не працювати 24/7. Відпочинок — це важливо. Час від часу повністю вимикайтесь із робочого контексту і перемикайтесь на домашні справи, спорт тощо.

  • Сприймати роботу як повернення в минуле життя. Особливо зараз це може допомогти заспокоїтись, якщо ви в тривозі.

  • Не очікувати миттєвих реакцій колег. Не нервувати, якщо вам довго не відповідають, а про конкретний час відповіді ви не домовлялись.

  • Тримати загальну дисципліну — починати й закінчувати працювати в один і той же час.

  • Підтримувати порядок в робочих інструментах і документах — щоб всі мали доступ до однієї й тієї ж інформації.

  • Використовувати лише домовлені засоби зв'язку. За можливості забезпечити якісну комунікацію — добре відео та звук на дзвінках.

  • Не ігнорувати «сінки» та ретроспективи.

  • Займатись спортом і рухатись. 10 000 кроків на день — це мінімум.


Підписуйся на нашу розсилку

та отримуй корисні матеріали першим!

Дякуємо, що підписалися.

image-from-rawpixel-id-5996033-png.png